Memahami seperti apa tips sukses gathering kantor bisa membuat acara lebih berkesan dan tidak terlupakan. Pasalnya pada kegiatan gathering dilakukan untuk meningkatkan keakraban dan kerjasama antara tim internal di kantor maupun orang luar. Ada 6 tips sukses agar gathering kantor yang diadakan lebih berkesan.
Langkah yang Wajib Dilakukan Agar Gathering Kantor Sukses
Ada 6 tips sukses gathering kantor yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan budget. Tujuan mengadakan gathering kantor bisa mempererat hubungan internal maupun eksternal untuk perkembangan perusahaan. Sehingga acara ini perlu dilakukan untuk memberikan semangat baru dan kesan terbaik di dalam perusahaan.
1. Pahami tujuan gathering kantor diadakan
Gathering kantor memiliki banyak tujuan untuk diadakan yang diharapkan bisa memberi kedekatan pada semua tim. Mengetahui bagaimana tujuan gathering dilakukan. Setelah mendiskusikan acara bersama, perlu adanya diskusi untuk mematangkan tujuan acara tersebut.
Gathering bisa dilakukan untuk mengenal bagaimana visi dan misi perusahaan. Sehingga tujuan yang diinginkan bisa dicapai bersama. Adanya kegiatan ini bisa menjadi ajang untuk lebih mengenal bagaimana karakteristik tim ataupun peserta yang diinginkan.
Tujuan gathering bisa dilakukan sesuai dengan seluruh divisi yang ada di kantor. Sehingga bisa melakukan sharing atau bimbingan terkait masalah divisi dalam situasi kekeluargaan. Melakukan gathering bisa memberi penyegaran pikiran bagi karyawan dan bentuk peduli perusahaan.
2. Ketahui siapa saja yang hadir pada acara gathering
Identifikasi peserta perlu dilakukan dalam mengetahui bagaimana interaksi mereka. Ketahui berapa jumlah dan jenis kelamin dari peserta. Tujuannya agar bisa mengatur bagaimana acara dan aktivitas yang akan dilakukan.
Selain itu kenali peserta sesuai dengan lingkup dan level jabatan agar acara yang dilakukan sesuai dengan fasilitasnya. Usia juga bisa menjadi pertimbangkan dalam membuat acara.
Gathering harus mengetahui siapa saja orang yang akan datang dan bagaimana waktu acara. Hal itu dilakukan agar bisa disesuaikan dengan seluruh divisi dari kantor yang memiliki waktu berbeda. Buatlah diskusi untuk mempersiapkan waktu yang sesuai agar semua divisi dapat mengikuti keseluruhan acara.
3. Konsep gathering kantor yang diinginkan
Konsep gathering harus diketahui sesuai dengan keinginan dan peserta yang akan hadir. Acara yang disiapkan bisa disesuaikan dengan tema yang sudah pasti. Sehingga bisa mengetahui bagaimana visi dan misi dari perusahaan agar sesuaikan dengan tema yang diinginkan.
Buatlah list untuk mengetahui apa saja kegiatan yang akan dilakukan bersama peserta. Selain itu dengan mengetahui konsep dan kegiatan yang akan dilakukan, bisa membantu untuk mengatur budget dengan tepat.
Identifikasi apa saja yang dibutuhkan dan ketahui bagaimana risiko yang akan terjadi untuk diminimalisir. Jangan sampai saat acara berlangsung dan menemui kendala, acara dihentikan dalam waktu yang lama.
Usahakan untuk selalu berkomunikasi dengan semua pihak agar tujuan konsep keseluruhan acara sesuai dengan keinginan semua tim. Meminta saran juga penting untuk membuat jadwal agar dapat merangkul semua pihak yang terlibat.
Konsep acara nantinya bisa disesuaikan dengan lokasi yang diinginkan. Tentukan apakah acara akan diadakan dalam waktu seharian atau menginap. Tujuannya agar memperjelas bagaimana kebutuhan dan persiapan selama gathering.
4. Membentuk tim gathering
Pembentukan tim harus dilakukan sebelum acara yang diinginkan direncanakan. Sebab, nantinya tim gathering akan mengurus berbagai keperluan selama acara, dari sebelum acara dimulai sampai selesai.
Sehingga tim harus dibentuk terlebih dahulu dengan memberikan pekerjaan yang sesuai. Misalnya ada tim yang bertugas untuk mencari vendor acara, lalu menjadi pembawa acara, dan tim pendukung untuk mengambil keputusan.
Tim vendor gathering nantinya bertugas untuk mengurus segala kebutuhan sebelum acara dimulai. Kebutuhan yang bisa dilakukan seperti menyewa tempat, menentukan catering, maupun menyiapkan merchandise.
Pada tim pembawa acara nantinya akan diberikan tugas untuk melancarkan kegiatan yang berlangsung. Tim akan membimbing peserta untuk melakukan kegiatan dan berpartisipasi untuk memeriahkannya.
Sedangkan pada tim pendukung diperlukan untuk menjalin komunikasi antara seluruh peserta selama acara berlangsung. Selain itu juga bisa sebagai jembatan untuk koordinasi seluruh pihak terkait acara gathering yang akan dilakukan.
5. Memilih lokasi gathering yang tepat
Memilih lokasi yang tepat untuk acara kantor harus dipikirkan dengan matang. Pastikan lokasi mudah ditemukan, nyaman, dan sesuai dengan kapasitas peserta yang datang. Sehingga jangan sampai lokasi terlalu sempit yang membuat peserta sulit untuk bergerak.
Dalam memastikan lokasi gathering, Anda bisa mencoba untuk melihat dan meninjau secara langsung. Tujuannya agar lokasi yang diinginkan bisa sesuai dengan kebutuhan. Setelah mendapatkan lokasi yang sesuai, booking harus dilakukan dari jauh hari agar tidak kehabisan waktu yang sesuai.
Memilih lokasi gathering bisa dilakukan dengan mengecek internet dan memilih beberapa tempat yang sesuai. Setelah menemukan, pengecekan lokasi bisa disesuaikan dengan budget yang disediakan untuk mengadakan acara.
6. Memiliki Merchandise yang sesuai
Dalam mengadakan acara, memiliki kesan yang indah dan tidak terlupakan pasti diinginkan semua orang. Bukan hanya dengan momen atau foto bersama, tetapi menyiapkan merchandise bisa menjadi kebutuhan yang tidak bisa dilupakan saat mengadakan gathering.
Merchandise disiapkan untuk memberikan kesan indah dalam bentuk fisik yang bisa digunakan. Biasanya merchandise bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta, seperti botol minum. Hal itu bisa memberi kesan acara gathering yang tidak bisa terlupakan.
Bersama Blibli yang sudah bekerja sama dengan b2b Indonesia, Anda bisa mempercayakannya untuk menyediakan berbagai kebutuhan gathering. Pastikan pilih kebutuhan merchandise dengan kualitas yang bagus dan harga terjangkau. Dengan memilih Blibli, tips sukses gathering kantor dapat Anda terapkan dengan sempurna.
Discussion about this post